Almuerzos de negocios: El éxito de los buenos modales

En un almuerzo de negocios, usted es la imagen de la empresa. Los buenos modales pueden ser decisivos para negociar con éxito.

Un desayuno o almuerzo de negocios puede ser una situación compleja. Combina lo amistoso y lo personal que puede ser el compartir una comida, con la formalidad de una negociación.

En un mundo competitivo y más abierto como el de hoy, es común que una ejecutiva invite O sea invitada a discutir algún contrato con un cliente durante la hora del almuerzo o la cena. Desde el momento en que se decide invitar o aceptar una invitación se debe tener en cuenta que uno representa la imagen misma de la empresa y de ello puede depender, en gran parte, el éxito de las conversaciones. Las que siguen, son recomendaciones de los especialistas en protocolo.

Los expertos en esta área aseguran que actualmente es tan corriente y correcto que la mujer lo proponga como que lo haga un hombre, ¿Invito? ¿Acepto?

Cualquier ejecutivo, sea hombre o mujer, puede convocar a un almuerzo de negocios cuando crea conveniente conversar o dejar claras algunas normas antes de realizar una transacción. Un almuerzo puede ser lo que usted necesita porque al compartir la mesa y los alimentos se produce una mejor relación entre las personas, una intimidad que permite un mejor análisis, sin interrupciones.

Allí no se va a cerrar necesariamente el negocio, ni es el momento para firmar un contrato. Esto se puede realizar en una segunda reunión, más corta, en la oficina de alguno de los dos negociantes. Pero durante el almuerzo, se puede llegar a acuerdos definitivos. Esto no quiere decir que se va a lograr todo lo que uno quiere. Si no se llega a un acuerdo, se podrá convocar a una nueva reunión, más sencilla, en una oficina. También son comunes

los desayunos de negocios. Por lo general, quien invita lleva la agenda. A la reunión se debe llegar con un planeamiento de lo que se quiere obtener. La puntualidad, en estos casos, no hace concesiones. Si citamos para una hora, a esa hora debemos estar en el sitio fijado. No es de buen gusto llegar tarde, además de que es una desconsideración para quien espera.

¿Dónde invitar?

Se debe convocar a la reunión en un lugar adecuado. Jamás se debe sugerir la idea de negociar en un bar o en un club nocturno. Por otra parte, si no se conocen los gustos de la otra persona, no es recomendable limitarle el menú e invitarle a un restaurante de mariscos o de comida italiana, pues no se sabe si al invitado le gusta ese tipo de comida. Lo más cómodo, por lo tanto, puede ser invitar al restaurante de un hotel, pues allí suelen ofrecer una variedad de platos a la carta o un bufé.

Quien lleva la agenda es quien invita y, por lo tanto paga, pues se supone que es quien tiene más interés en la conversación. Generalmente, los caballeros suelen ofrecerse a pagar el almuerzo, aún cuando quien ha invitado sea la mujer. En ese caso, ella debe insistir con un sencillo: “no se preocupe, la empresa ya pagó esto”, sacar la tarjeta y seguir conversando.

A la reunión se debe llegar vestido de manera sobria, pero elegante. Las mini-faldas y los escotes están prohibidos, además, evite ir con demasiadas joyas.

¿Cuándo hablar de negocios?

El tiempo de la negociación lo dan las comidas. Al comenzar, durante la entrada y el plato fuerte no se debe-plantear, como primer tema, el de los negocios. Tampoco se trata de tocar temas personales. En la medida de lo posible, se debe evitar hacer alusión al estado civil, la familia, y demás. El justo medio lo dan los temas más triviales, como el lugar mismo donde se han reunido, la decoración, la variedad del menú o el arte.

Si la persona es extranjera, se puede aprovechar para darle-información sobre Panamá o preguntarle sobre el país de donde proviene. También se debe evitar el tuteo, a menos que exista gran confianza con la otra persona. Lo recomendable es el tratamiento de usted, que a nadie choca, a nadie ofende, y es de uso universal en el mundo hispano parlante. Ciertos temas se deben evitar, como la política, pues es muy fácil herir susceptibilidades. Tampoco se debe hablar de enfermedades ni hacer críticas personales.

Los negocios se comienzan a tratar durante el postre, pues ya han retirado la mayor parte de la vajilla y los camareros no interrumpirán con tanta frecuencia. La transición al tema puede ser una simple frase como “Ahora podemos hablar sobre la propuesta”, en el momento en que se saca la agenda. Conviene ir apuntando los acuerdos. Los puntos en los que no se logró coincidir se pospondrán para una segunda reunión. De todas maneras, se debe convocar a un nuevo encuentro, para la eventual firma de documentos, pues en un almuerzo, por lo general, no se firma nada.

El tiempo, además, se debe limitar. La reunión suele durar alrededor de hora y media, pues en ella solo se tocan los plintos principales. En caso de que surja una discusión acalorada, quien lleva la agenda debe procurar bajar el tono de la discusión, o pasar al próximo punto. Además, se deben enfatizar las convergencias. Para culminar, es conveniente hacer una síntesis de los acuerdos y concertar el lugar, la fecha y hora del próximo encuentro. Quizá el interlocutor le sugiera la idea de salir por la noche. Usted, muy sutilmente, debe declinar la invitación, explicándole que ya tiene un compromiso anterior.

¿Qué ordenar?

A la hora de ordenar, si se es el invitado, es muestra de educación ser siempre considerado. No pida los platos más caros del menú. La mujer sabrá si puede tomar un aperitivo sin perder la compostura, aunque no haya ingerido ningún alimento antes. En ocasiones, hay quienes lo ofrecen con la oculta intención ele disminuir la lucidez del interlocutor.

Si se rechaza, se debe esperar a la hora del plato fuerte para tomar vino, cuando ya se ha comido algo. Actualmente, aquella regla de que el vino blanco se ordena con carne blanca, y el tinto, con carne roja, ya no es tan rígida y se puede ordenar cualquiera sin problema. Uno de los dilemas es si se puede fumar o no. En realidad se permite si el lugar así lo establece, liso sí, solamente durante el plus café y siempre después de haber consultado a la otra persona si le molesta. Aún cuando estén muy de moda, nunca se debe fumar un puro en un lugar público, pues su penetrante aroma es una falta de respeto para el resto de la gente.

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